Management Assistant CEO (m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time · Jena | Löbstedter Straße 47a

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WARUM WIR?
Die rooom AG ist ein global agierendes Startup mit über 120 Mitarbeiter:innen in Jena, Leipzig, München und den USA. Unsere Enterprise Metaverse Lösungen ermöglichen das einfache Erstellen, Verwalten und Veröffentlichen von beeindruckenden Erlebnissen in 2D, 3D, Augmented und Virtual Reality. Wir wurden mit über 30 Awards ausgezeichnet und arbeiten für internationale Unternehmen wie Porsche, Telekom, DHL, e.on und Vodafone. Werde Teil einer unglaublichen Erfolgsgeschichte und gestalte mit uns die Zukunft des Metaverse.
DAS ERWARTET DICH
Du unterstützt ​unseren CEO im täglichen Geschäft und erhältst von unserem Assistance Team eine umfangreiche Einarbeitung in alle Themen rund um die Assistenz. 

  • Unterstützung im Terminwesen in Absprache mit dem CEO
  • Administrativer Support, z.B. Koordination und Organisation interner und externer Meetings
  • Bearbeitung der Outlook- und LinkedIn-Postfächer
  • Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen
  • Zuarbeiten für das Office Management Team
  • Verwalten der digitalen Dokumentenablage und Vorbereitung von Dokumenten für elektronische Unterschriften
DAS BRINGST DU MIT
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder andere Qualifikation
  • Organisationstalent mit hoher Flexibilität und der Fähigkeit, zu priorisieren
  • Überzeugende schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
  • Sicheres und freundliches Auftreten, Kommunikationsstärke und Diskretion
  • Erfahrung im Umgang mit modernen Office- und IT-Tools
  • Erste Erfahrung als Assistant von Vorteil
WAS WIR BIETEN
  • Wunderschönes Office mit höhenverstellbaren Schreibtischen und Obst- und Getränke-Flatrate
  • Flexible Arbeitszeitmodelle und Sonderurlaubstage
  • Umfangreiche Remote- und Homeoffice-Regelungen
  • Regelmäßige Weiterbildungen und Bücher-Flatrate
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld
  • Betriebliche Altersvorsorge und Gutschein-Programm
  • Fahrtkostenzuschuss, Jobrad oder Firmenfahrzeug möglich
  • Beteiligung an unserem Erfolg im Rahmen unseres Aktienprogramms für Mitarbeitende möglich
  • Firmenwohnung mit nur 3 min Fußweg zum Headquarter in Jena
  • Umfangreiches Onboarding-Programm
  • Ein tolles Team und regelmäßige Teamevents :-)
Über uns
Bei uns herrscht eine lockere Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien, in der du als Individuum ernst genommen wirst. Du hast eine Idee? Raus damit! Du hältst dich lieber zurück und machst einfach deinen Job? Mach das! Bei uns fühlt sich jeder wohl. Werde Teil unseres Teams und hilf uns dabei, die Welt ein bisschen besser zu machen! Aus einer Idee, Kreativität, Mut und Fleiß ist mittlerweile, dank eines genialen Teams, etwas Großes geworden. Wir haben zahlreiche Auszeichnungen erhalten und begeistern mit unserer Art zu Denken und unserer Technologie auch einige der bekanntesten Unternehmen Deutschlands.

Wir sind easy Access und Open Access und gleichzeitig Enterprise. Unser Working Space ist wie ein Zuhause, nur noch wohnlicher. Er ist wie ein Büro, nur noch produktiver. Er ist wie ein Atelier, nur noch kreativer. Du wirst es lieben.

Schau dich ​gerne ​auf unser Website um! Wir freuen uns schon jetzt auf deine Bewerbung!
WHY US?
rooom AG is a global startup with over 120 employees globally. Our enterprise metaverse solutions include an all-in-one platform for creating, managing, and publishing immersive experiences in 2D, 3D, Augmented and Virtual Reality. We have received over 30 awards and work for international companies such as Porsche, T-Mobile, DHL, and Vodafone. Become part of an incredible success story and shape the future of the metaverse with us.  
YOUR MISSION
You will support our Management Assistant in daily business and receive extensive training in all topics related to the assistance.
  • Support in scheduling in accordance with the CEO
  • Administrative support, e.g. coordination and organization of internal and external meetings  
  • Management of Outlook and LinkedIn mailboxes
  • Preparation and follow-up of business trips
  • Assisting the office management team
  • Managing digital document storage and preparing documents for e-signatures
  • Representation for Management Assistant
YOUR PROFILE
  • Successful business management training or other qualification
  • Organizational skills with high flexibility and the ability to prioritize
  • Convincing written and oral expression in German and English
  • Confident and friendly demeanor, strong communication skills and discretion
  • Experience in using modern office and IT tools
  • First experience as an assistant are an advantage
WE OFFER
  • Beautiful office, friendly team and regular team events 
  • Flat-rate drinks (coke, mate, tea, coffee ...)
  • Flexible working time models and special vacation days
  • Extensive remote and home office arrangements
  • Specialization and further training measures 
  • Family-friendly working environment
  • Childcare subsidies, company pension plan & health promotion
  • Subsidy for travel expenses, job bike or company car possible 
  • Company apartment with only 3 min walking distance to headquarters
  • Stock option for employees to participate in our success
About us
We have a pleasant working atmosphere with flat hierarchies, where you are taken seriously as an individual. You have an idea? Tell us! You prefer to be more quiet and just do your job? Then just do it! Everyone feels comfortable here. Join our team and help us make the world a little bit better! Starting with an idea, creativity, courage and diligence, the company has grown into something great, thanks to an awesome team. We have received numerous awards and excite some of the most well-known companies with our way of thinking and our technology.

We are easy access, open access and enterprise at the same time. Our working space is like a home, but even more homey. It's like an office, but even more productive. It's like a studio, but even more creative. You'll love it.

We are already looking forward to your application!
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Please upload your resume, current references, a cover letter and if available some references and work samples (max. 20 MB in total).

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